Организация деловых поездок – важная и ответственная задача. Особенно если планируется командировка за рубеж. И если Вам впервые поручили её организацию, может возникнуть много проблем и вопросов. Но не стоит впадать в панику – если подойти к вопросу основательно и последовательно, процесс организации не будет настолько сложным. Узнаем, что стоит обязательно учесть, планируя деловые поездки сотрудников и руководства, и как существенно облегчить себе задачу.
Учитываем регламент компании
Прежде, чем начинать поиск и бронирование билетов и номеров в отелях, стоит освежить в памяти правила компании относительно деловых командировок. Бизнес-туризм этим и отличается, среди прочего, от обычного – у каждой компании есть установленные правила касательно того, в отелях какой категории могут останавливаться сотрудники, и каким классом летать. Поэтому, чтобы избежать лишних проблем, изучить эти правила следует заранее.
Обращаем внимание на бюджет и формат поездки
Цель деловой поездки и её формат – тоже важные факторы, которые помогут всё правильно подготовить. Если планируется поездка для группы сотрудников, например на семинар, или конференцию, потребуется учесть пожелания каждого из них, и при этом, не выйти за рамки бюджета. Подготовка деловых поездок руководителя требует ещё большей щепетильности.
Для группы сотрудников оптимальный вариант – бронирование номеров в одном отеле. Это хорошо как с точки зрения укрепления профессиональных отношений, так и с практической – для организации трансфера. Удобно заказывать автомобили в одно место, а не собирать сотрудников на семинар из отелей по всему городу.
Надолго ли командировка?
Деловой туризм чаще всего предполагает длительные командировки – от нескольких дней, до нескольких недель. Если Вам необходимо организовать длительную поездку, то стоит подумать о том, чтобы не заказывать трансфер каждый раз, когда руководителю потребуется выехать, а арендовать для него автомобиль с водителем или без.
Ещё одна хорошая идея для длительной командировки – продумать экскурсионную программу в свободное от рабочих мероприятий время. Большинство руководителей и простых сотрудников любят такую культурную программу.
Самостоятельно спланировать экскурсии в новом городе довольно сложно, поэтому лучше обратиться в туристическую фирму, которая поможет с этим.
Выставочные стенды и перевод
Для участия в зарубежных форумах и семинарах часто требуется договориться с организаторами и установить выставочный стенд. Также часто требуется переводчик выступлений, если собственного нет в компании.
Самостоятельно и дистанционно крайне трудно организовать выставочный стенд. Но компания «Моя Валенсия» поможет быстро и без лишних хлопот договориться о его размещении и предоставит переводчика. Кроме того, специалисты могут посодействовать в поиске подходящего жилья, предоставить автомобили представительского класса для передвижений по городу и организовать экскурсии, подстроившись под рабочий график.
Сотрудничество с нами избавит Вас от хлопот, и Вы будете уверены, что всё пройдёт на высшем уровне.
Возможно Вам будет интересно:
ВИРАЖИ НАД ПРОПАСТЬЮ + ЗАЧАРОВАННЫЙ ГОРОД
КАРТАХЕНА – ОПЛОТ ПЯТИ ЦИВИЛИЗАЦИЙ
